Последствия отсутствия учетной политики в организации

Многие бухгалтеры недооценивают значимость учетной политики, принимая ее за формальность. Некоторые вообще не видят необходимости в наличии этого документа, хотя соответствующее требование четко прописано в законодательстве о бухгалтерском учете. Такой подход совершенно неверный. При правильном применении учетная политика становится мощным инструментом, который облегчает работу бухгалтера и служит весомым аргументом в разбирательствах с налоговыми органами. О том, какую выгоду может принести грамотно составленная учетная политика и какие последствия могут возникнуть при ее отсутствии, расскажем далее.

1. Недостаточная правовая защита. Отсутствие учетной политики может привести к тому, что организация не будет иметь должного уровня правовой защиты в случае проверок со стороны налоговых органов. При возникновении споров по налоговым правонарушениям отсутствие четкой учетной политики снизит шансы на защиту интересов компании.

2. Неправильное ведение учета. Без ясной учетной политики бухгалтер может столкнуться с трудностями в применении принципов бухгалтерского учета. Это может привести к ошибкам в учете, неправильному отражению хозяйственных операций и, как следствие, к искажению финансовой отчетности.

3. Увеличение налоговых рисков. Наличие четкой учетной политики позволяет минимизировать налоги и грамотно планировать налоговые отчисления. Отсутствие такой политики может привести к неоправданным налоговым затратам и возможным штрафам за несоответствие требованиям законодательства.

4. Низкая прозрачность. Если организация не использует учетную политику, это может негативно сказаться на прозрачности ее финансовых операций. Инвесторы и кредиторы могут стать менее заинтересованными в сотрудничестве с организацией, если увидят неясность в ее бухгалтерском учете.

5. Проблемы с внутренним контролем. Учетная политика также важна для установления эффективной системы внутреннего контроля. Без нее могут возникнуть неразберихи в распределении ролей и обязанностей внутри бухгалтерии, что впоследствии может привести к финансовым потерям.

Опуская важность учетной политики, организация рискует не только попасть под внимание налоговых органов, но и создать проблемы внутри своего бизнеса. Разработка и реализация грамотно составленной учетной политики – это необходимость, которая позитивно скажется на всех аспектах хозяйственной деятельности компании.

Что собой представляет учетная политика?

Учетная политика — это документ, разработанный для того, чтобы организация могла вести бухгалтерский учет. Ее формирование происходит в сотрудничестве бухгалтера и руководителя организации. Существует большое количество типовых шаблонов для различных отраслей. Однако наиболее оптимально, если учетная политика разрабатывается и утверждается в момент создания предприятия, учитывая уникальные особенности его работы. Даже в рамках одной и той же сферы деятельности, у различных организаций могут быть значительные различия в подходах к учету расходов, распределению прибыли и так далее.

В учетной политике должны быть четко прописаны даже самые мелкие детали учета:

• как оформлять проводки при покупке и продаже товаров;
• как учитывать нематериальные активы;
• как учитывать материалы, которые были израсходованы на ремонт офисных помещений;
• как вести учет расходов на канцелярские товары и питьевую воду для сотрудников;
• как рассчитывать амортизацию на основные средства и многое другое.

Зачем нужна учетная политика?

Несмотря на то, что в организации ежедневно может происходить множество хозяйственных операций, все они в сущности являются стандартными. Уделив время на тщательное описание порядка отражения в учете каждой из типичных операций, можно быть уверенным в следующем:

• в корректности и системе отражения схожих операций;
• в точности отчетов, представляемых налоговым службам;
• в упрощении передачи дел и продолжении учета без сбоев при смене бухгалтера.

С принятым документом по учетной политике организация избежит проблем, связанных с неправильной классификацией одних и тех же объектов в разные месяцы, например, отнесение их к ТМЦ в одном случае и к основным средствам в другом. Информированность о принципах учетной политики гарантирует правильное начисление налогов, что, в свою очередь, позволит избежать непредвиденных финансовых проблем, таких как вопросы, связанные с налогом на имущество. Систематическое следование разработанной учетной политике, требуемой от руководства, созданит единый стандарт ведения учета, даже в случае смены бухгалтера.

Кому необходимо иметь учетную политику?

Обязанность иметь учетную политику установлена законодательством для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, ведущих бухгалтерский учет согласно Закону РК «О бухгалтерском учете…» № 234 от 28.02.2007 г. Не относятся к этому требованию организации и ИП, которые:

• используют специальные налоговые режимы, такие как патент или упрощенную декларацию;
• не зарегистрированы как плательщики НДС;
• не являются участниками естественных монополий.

Наличие собственного документа по учетной политике необходимо, так как бухгалтерское законодательство задает лишь общие правила. Каждая отрасль имеет свои особенности, которые невозможно учесть в нормативных актах.

Поэтому бухгалтера должны опираться не только на закон №234, но также учитывать:

• правила ведения бухгалтерского учета;
• Международные стандарты финансовой отчетности (МСФО) и МСФО для малых и средних предприятий;
• Национальные стандарты финансовой отчетности (НСФО).

Однако все специфические моменты учета должны четко фиксироваться в индивидуальной учетной политике.

Каковы последствия отсутствия учетной политики?

Поскольку наличие учетной политики является установленным законом требованием, несоблюдение этого положения может привести к предупреждению или штрафу по ст.276 Кодекса об административных правонарушениях РК.

Первый раз при отсутствии утвержденной учетной политики организация получает предупреждение. Повторное нарушение в течение года влечет за собой штраф:

• для малых предпринимателей — 25 МРП;
• для среднего бизнеса — 50 МРП;
• для крупных предприятий — 75 МРП.

Тем не менее, штрафы не являются самым опасным последствием отсутствия учетной политики. Существенно более высокие суммы компания может потерять из-за необходимости доначисления налогов в случае нарушений учета.

К примеру, условия трудовых договоров могут включать положения о том, что при увольнении стоимость выданной сотруднику спецодежды признаваться доходом. Если учетная политика не была оформлена, бухгалтер, не имея возможности погрузиться в условия каждого договора, может списать стоимость спецодежды как издержки организации. Это приведет к:

• завышению расходов;
• занижению корпоративного подоходного налога;
• не начислению НДС;
• штрафу за занижение общей суммы налоговых платежей.

В соответствии с п.2 ст.278 КоАП РК, за занижение налоговых платежей штраф составляет процент от заниженной суммы:

• 30% для субъектов малого и среднего бизнеса;
• 50% для крупных предпринимателей.

Сходные проблемы могут возникнуть и при наличии типовой учетной политики, оформленной «для галочки», не отражающей специфику работы организации.

Например, согласно шаблонной учетной политике канцелярские товары должны учитываться по мере их использования. Однако бухгалтер, не ознакомившись с документом, может списать всю сумму в расходы сразу, предоставив годовой отчет.

Во время проверки налоговыми органами могут быть выявлены несоответствия учета канцтоваров, что потребует от бухгалтера:

• исключить расходы из вычитов по корпоративному подоходному налогу;
• доначислить корпоративный подоходный налог;
• начислить пеню на сумму доначисления;
• предоставить дополнительный отчет;
• доплатить сумму корпоративного подоходного налога и уплатить пеню.

Кроме лишних усилий и значительных денежных затрат, также придется уплатить штраф за неуплату налогов согласно п.1 ст.278 КоАП РК. Штрафы рассчитываются в процентах от суммы начисленного налога:

• 20% для малых предприятий;
• 50% для среднего бизнеса;
• 80% для крупных компаний.

Также придется оплатить дополнительный штраф за нарушение норм законодательства о бухгалтерском учете (ст.238 КоАП РК): 50 МРП, который будет нести на себя бухгалтер, если в течение 10 рабочих дней после уведомления о нарушении не исправит ситуацию.

Как правильно составить учетную политику?

Для разработки актуальной учетной политики можно использовать несколько подходов:

• самостоятельно подготовить документ, изучив все нормативные акты и анализируя внутренние процессы и особенности работы организации;
• обратиться к профессиональной компании, чтобы заказать индивидуальную разработку учетной политики.

Во втором случае можно быть уверенным в том, что учтены все аспекты и специфика работы вашей организации, после чего останется лишь следовать нормам и правилам, указанным в документе.