Учет движения средств по корпоративной карте

Корпоративная карта, как правило, используется организациями для покрытия расходов, относящихся к «представительским»: например, посещение ресторанов, организация корпоративных мероприятий и прочее. Как правильно осуществлять учет поступлений и расходов по такой карте? Требуется ли оформление авансового отчета для расходов, оплаченных с помощью корпоративной карты?

Учет операций по корпоративной (бизнес) кредитной карте осуществляется аналогично учету по расчетному счету 1040 «Денежные средства на корреспондентских счетах». Для обеспечения прозрачности и упрощения контроля над расходами, целесообразно использовать специальные программы или системы для учета финансовых операций, которые позволят автоматизировать процесс.

Трансакции по корпоративной карте, а также банковские комиссии за выполненные платежи отображаются в выписке банка, в которой указаны:

• платежеспособные организации;
• платежи;
• даты осуществления оплат.

Также возможно ведение учета через подотчетное лицо. В таком случае оплата за услуги, произведенные с использованием корпоративной карты, осуществляется на основании банковской выписки и относится на счет 1250 «Краткосрочная задолженность подотчетных лиц» к работнику, использующему корпоративную карту.

Суммы, списываемые с подотчета, оформляются на основании предоставленных подотчетным лицом первичных документов:

• фискальные чеки, подтверждающие оплату с помощью корпоративной карты;
• счета-фактуры;
• акты выполненных работ.

При этом формируется авансовый отчет, к которому прикладываются подтверждающие документы, и расходы учитываются на затраты компании. Важно отметить, что все первичные документы должны быть представлены в оригинале, чтобы избежать возможных вопросов со стороны налоговых органов.

В случае если держатель корпоративной карты не предоставит необходимые первичные документы, такие расходы должны быть возмещены подотчетным лицом или вычтены из зарплаты на основании заявления работника. Для минимизации рисков, связанных с отсутствием документов, рекомендуется заранее информировать сотрудников о необходимости сохранения чеков и других подтверждающих документов.

Выбор между двумя способами учета средств по корпоративной карте (с авансовым отчетом или без него) должен быть принят самостоятельно и закреплен в учетной политике компании. Также следует регулярно пересматривать и обновлять учетную политику, чтобы она соответствовала изменениям в законодательстве и внутренним процессам компании.

Если вам нужна помощь в разработке учетной политики, регламентов, шаблонов договоров или другой документации, обратитесь к профессионалам. У нас работают опытные бухгалтера, юристы и налоговые консультанты, готовые оперативно подготовить все необходимые документы. Оставьте заявку, и мы с вами свяжемся в рабочее время. Не забудьте, что правильное оформление и учет финансовых операций по корпоративной карте – это не только требование законодательства, но и залог финансовой безопасности вашей компании.