Как списать ГСМ без проблем и лишних затрат

Как правильно организовать учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) в вашей организации? Этот процесс не представляет особой сложности, но обязательно требует четкой регламентации в Учетной политике вашей компании.

Ваша Учетная политика должна содержать следующие аспекты:

• методы учета ГСМ;
• нормы расхода (должны быть утверждены соответствующим приказом);
• процедура списания ГСМ;
• документация для подтверждения расходования ГСМ.

При списании ГСМ необходимо собирать определённый пакет первичной документации, который включает в себя:

• путевой лист,
• акт списания ГСМ,
• документы, подтверждающие приобретение ГСМ.

Путевой лист является важнейшим первичным документом, где фиксируются:

• количество выданных ГСМ;
• показания одометра перед выездом и по возвращении;
• маршрут, который подтверждает производственный характер транспортных расходов.

При заправке автомобиля на автозаправочной станции (АЗС) фискальный чек служит документом, который подтверждает вид, стоимость и объем полученных ГСМ. Также, если топливо закупается на юридическое лицо, АЗС должна выдать накладную на отпуск материалов и электронную счет-фактуру (ЭСФ).

В бухгалтерском учете полученные ГСМ регистрируются в качестве запасов и отражаются на счете 1310 «Сырье и материалы».

Нормативы списания ГСМ (то есть объем бензина и дизельного топлива, подлежащий списанию водителями) устанавливаются компанией на основе линейных норм расхода, ссылаясь на «Правила нормирования расхода топливо-смазочных и эксплуатационных материалов для автотранспортной и специализированной техники».

Для расходования ГСМ вводится специальная топливная карта, на которую переводятся средства компании. Эта карта позволяет осуществлять закупку определённого объема ГСМ, и топливо становится собственностью предприятия в момент его фактического получения на АЗС. Также могут выдаваться талоны на получение ГСМ.

В конце месяца поставщик предоставляет информацию о заправках автомобилей по талонам или топливной карте. Если имеется несколько карт, данные предоставляются по каждой из них (в отношении места, времени и объёма топлива).

Кроме того, в конце месяца или по истечении недели (частота определяется самой компанией) водители должны предоставить бухгалтерии путевой лист и чеки, выданные на АЗС, для подтверждения полученного объема ГСМ.

Бухгалтер на основе пробега и норм списания проводит расчет расхода и оформляет списание ГСМ на основании фактического потребления. Списание оформляется актом списания запасов по форме З-6.

Списание ГСМ с подотчета водителей происходит в соответствии с фактическим расходом, но не превышает нормы, установленной для ГСМ.

В бухгалтерском учете процесс поступления и списания ГСМ отражаются следующими проводками:

• ДТ 1710 КТ 1030 - авансовый платеж поставщику ГСМ.
• ДТ 1310 КТ 1710, 3310 - поступление ГСМ.
• ДТ 8110, 7010, 7210, 7110 КТ 1310 - списание ГСМ на расходы предприятия.

Если вам нужна консультация по вопросам учета ГСМ или помощь в разработке раздела Учетной политики, который регулирует этот процесс, обращайтесь к специалистам, которые помогут вам в этом вопросе. Оставьте заявку и ожидайте связи в рабочее время.

Важно учитывать, что при ведении бухгалтерского учета расходование ГСМ должно соответствовать не только внутренним нормам, но и законодательству. Регулярные аудиты и контроль также помогут вам выявлять возможные отклонения и ошибки в учете.

Помимо этого, необходимо обучать сотрудников, отвечающих за учет и списание ГСМ, чтобы обеспечить соблюдение установленных процедур и минимизировать риски финансовых потерь.

Современные системы учета и специальные программные обеспечения могут облегчить процесс учета ГСМ, автоматизируя многие процессы и уменьшая вероятность ошибок.

Не забывайте периодически пересматривать свои внутренние регламенты и адаптировать их в соответствии с изменениями законодательства и рынка, чтобы избежать правовых и финансовых рисков.