Документы для подтверждения командировочных расходов

Сотруднику, находящемуся в командировке, следует собрать все необходимые документы, которые подтверждают его расходы на проезд и проживание. Эти документы нужны для того, чтобы бухгалтерия смогла учесть данные затраты в вычетах по КПН. Какие именно бумаги нужно подготовить?

Обратим внимание на Налоговый кодекс Республики Казахстан.

Согласно пункту 1 статьи 244 данного кодекса, налогоплательщик имеет право на вычет расходов, которые были понесены в ходе командировок, связанных с производственной деятельностью:

• затраты на проезд к месту назначения и обратно, включая оплату за бронирование, на основании документов, которые подтверждают расходы на проезд и бронирование;
• расходы на аренду жилья вне постоянного места работы сотрудника на период командировки, включая стоимость бронирования, на основе документов, подтверждающих аренду жилого помещения;
• суточные, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, размер которых определяет сам налогоплательщик, включая дни временной недоступности к работе;
• затраты на оформление виз и разрешений на въезд и выезд (включая стоимость визы, консульских услуг и медицинского страхования) на основании подтверждающих документов.

Компенсации выплачиваются в размере фактически понесенных затрат.

Так, расходы на аренду жилья возмещаются в реальном размере с учетом принятых подтверждающих документов, которые прикрепляются к авансовому отчету.

Если проезд оформлен с использованием электронного билета или другого электронного документа, подтверждающими документами будут:

• электронный билет или электронный проездной документ;
• документ, который свидетельствует об оплате стоимости этого электронного билета или проездного.

Документы, подтверждающие проживания в целях КПН, включают:

• оригинал платежного или расчетного документа (чек, выписка из расчетного счета), который подтверждает оплату проживания в гостинице;
• инвойс или иной документ, подтверждающий пребывание в гостинице (например, АВР, счет-фактура, ЭСФ).

Дополнительно, рекомендуется сохранить копии всех чеков и документов, связанных с командировкой, в отдельном файле для удобства и в целях контроля. Хорошей практикой является также получение подтверждения от работодателя о назначении командировки, чтобы избежать недоразумений с бухгалтерией по поводу расходов.

Важно помнить, что в случае если расходы превышают установленные лимиты, работник рискует не получить полное возмещение. Уточняйте у бухгалтера, какие нормы применяются в вашей организации.

Если вам требуется профессиональная консультация бухгалтера или налогового специалиста, обратитесь за помощью к экспертам в этой области. Оставьте заявку, и с вами свяжутся в удобное для вас время.