Как использовать ЭЦП от имени других людей

С целью выполнения требований законодательства и упрощения процессов сдачи отчетности и других операций с использованием ЭЦП, физическим и юридическим лицам следует рассмотреть следующие законные способы:

1) составление официальной доверенности

Согласно пункту 3 статьи 10 Закона Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», руководитель организации или его заместитель имеет право делегировать полномочия сотруднику этой организации или назначенному представителю (в том числе аутсорсинговым компаниям) для подписания электронных документов.

Физические лица или индивидуальные предприниматели могут оформить нотариально заверенную доверенность на право подписи для бухгалтера или другого уполномоченного лица. Важно, чтобы все участники использовали ЭЦП, зарегистрированную на их имя.

При необходимости такие доверенности должны пройти регистрацию в соответствующих органах власти.

2) использование личной ЭЦП руководителя

Рекомендуется, чтобы руководители самостоятельно подписывали отчеты, что подтверждает принцип индивидуальной ответственности при использовании ЭЦП.

Дополнительно следует помнить, что физические и юридические лица обязаны принимать меры для защиты своих ЭЦП от несанкционированного доступа и использования.

За отсутствие этих мер предусмотрена административная ответственность.

ЭЦП имеет ту же юридическую силу, что и собственноручная подпись подписавшего, и обеспечивает такие же правовые последствия, при условии соблюдения законодательства Республики Казахстан об электронных документах и ЭЦП.

Важно отметить, что с 1 января 2016 года существует ответственность за незаконную передачу закрытого ключа ЭЦП третьим лицам.

С учетом недавних изменений в законодательстве Республики Казахстан, касающимся ответственности за использование ЭЦП другого лица, физические и юридические лица, а также индивидуальные предприниматели должны строго следовать нормативам законодательства Республики Казахстан при оформлении и подписании отчетов, договоров и других электронных документов, а также в процессе привлечения ЭЦП для осуществления любых действий (авторизация, доступ к персональным данным и т.д.).

Кроме того, важно учитывать, что в случае если доверенность выдана на длительный срок, ее следует периодически обновлять, подтверждая актуальность полномочий уполномоченного лица. Это особенно актуально в случае изменения состава руководства организации или при изменении условий работы с ЭЦП.

Также рекомендуется вести учет всех выданных доверенностей, включая информацию о том, кто, когда и на какой срок был уполномочен подписывать документы. Это позволит избежать недоразумений и снизит риски нарушения законодательства.

Организациям следует принимать во внимание, что использование ЭЦП может быть связано с различными аспектами безопасности, включая обучение сотрудников по вопросам защиты данных и соблюдения требований законодательства. Регулярные аудиты внутренних процессов, связанных с использованием ЭЦП, помогут выявить потенциальные уязвимости и повысить уровень безопасности.