Расширенный перечень документов по личному составу

В Парламенте Республики Казахстан в данный момент обсуждается законопроект, касающийся внесения изменений и дополнений в ряд правовых актов, связанных с архивным делом.

Данный законопроект стал ответом на растущее внедрение цифровых технологий и трансформацию различных секторов экономики и социальной сферы, что также включает создание архивов с электронными документами.

В рамках поправок к Закону Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» предполагается введение новых терминов:
• электронная копия документа на бумажном носителе – это электронное представление бумажного документа, которое соответствует оригиналу и заверено электронной цифровой подписью лица, осуществившего такое отображение;
• электронная форма документа – способ представления информации, который создаётся, передаётся, обрабатывается и хранится в цифровом формате;

Кроме того, планируется расширить определение документов по личному составу. В новое определение войдут бумаги, создаваемые в процессе трудоустройства, назначения на службу, перевода, увольнения, а также документы, связанные с отпуском, командировками, награждениями, начислениями заработной платы, сведениями о социальном, пенсионном и медицинском обеспечении, обучением, присвоением квалификаций и званий, а также другие документы, касающиеся защиты прав и законных интересов граждан.

Законопроект также вводит обязательства для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица по обеспечению хранения документов Национального архивного фонда и материалов по личному составу в течение установленных законом сроков.

Кроме того, ведомственные архивы должны гарантировать перевод архивных документов Федерального архивного фонда и по личному составу в цифровой формат на постоянной основе.

Также будет доступна функция поиска, доступа и использования архивных документов через информационную систему Единого электронного архива.

Внедрение данных изменений направлено на упрощение доступа к информации, что положительно скажется на правоприменении и доказательственной базе в различных юридических делах. Кроме того, это позволяет сохранить историческую память о трудовых достижениях и вкладе граждан в развитие страны, обеспечивая надежную защиту данных, а также минимизируя риск их утраты.

Важно отметить, что цифровизация архивов делает возможным удаленное взаимодействие с документами, экономя как время, так и ресурсы. В результате, упрощается процесс работы как для государственных органов, так и для граждан, которым необходим доступ к личной информации или документам для решения своих вопросов.