Электронный документооборот в 'Бизнес-помощнике': международные стандарты и возможности

Электронный документооборот (ЭДО) в «Бизнес-помощнике» обеспечивает удобный способ создания, подписания и обмена юридически значимыми документами с контрагентами и сотрудниками. Это позволяет избежать необходимости печати и физической передачи бумажных копий.

Ключевые возможности системы

• Создание документов из раздела «Бухгалтерия» или загрузка PDF с компьютера.
• Электронное подписание с помощью NCALayer или мобильного приложения eGov.
• Гибкая последовательность подписания — любая сторона может подписать первой.
• Отслеживание статусов в реальном времени.
• Юридическая сила подписанных документов в соответствии с законодательством РК.
• Удобное архивирование для организации документов.

Подключение к ЭДО

Чтобы начать работать с ЭДО, необходимо добавить организацию с действующим ИИН/БИН в разделе «Мои реквизиты» и иметь активную подписку на сервис.

Системные требования

Подписание через NCALayer

• Установленное приложение NCALayer.
• Действующий ключ ЭЦП на физическом носителе.
• Поддерживаемые браузеры: Chrome, Firefox, Safari, Edge.

Подписание через мобильное приложение

• Приложение eGov Mobile или eGov Business (последняя версия).
• Смартфон с камерой для сканирования QR-кода.
• Доступ к интернету.

Структура документов

Все документы в системе организованы по четырем основным папкам:

Тип документа	Описание
Входящие	Документы от контрагентов и те, что ожидают вашей подписи.
Исходящие	Созданные вами документы и документы в процессе согласования.
Завершенные	Завершенные документы, включая подписанные или отозванные.
Архивные	Документы для хранения, перемещенные в архив вручную.

Создание документов

Существует два способа создания документов в ЭДО:

1. Создание из раздела «Бухгалтерия»

Этот метод подходит для следующих типов документов:

• Накладная
• Акт/Накладная
• Доверенность
• Договор
• Трудовой договор
• Акт сверки

Порядок действий:

1. Откройте проведенный документ в разделе «Бухгалтерия».
2. Нажмите кнопку «Создать в ЭДО».
3. Система автоматически заполнит необходимые поля.
4. Проверьте данные и отправьте документ на подписание.

Важно: Документ из Бухгалтерии связан с документом в ЭДО. После перехода в статус «На подписании» редактирование документа в Бухгалтерии становится невозможным.

2. Загрузка документа с компьютера

Этот метод подходит для любых PDF-документов размером до 15 МБ. Порядок действий:

1. Перейдите в раздел «ЭДО» → «Исходящие».
2. Нажмите «Добавить документ».
3. Заполните форму с информацией о документе.
4. Загрузите PDF-файл и нажмите «Сохранить».

Технические требования к файлам

Параметр	Описание
Формат	Только PDF
Максимальный размер	15 МБ
Количество файлов	Один файл на документ
Защита паролем	Не поддерживается

Статусы документов

1. Создан

Документ находится в начальном статусе, активная ссылка доступна получателю для просмотра и подписания.

2. На подписании

Документ получил хотя бы одну подпись и сохраняет статус до получения второй подписи или отзыва.

3. Подписан

Документ успешно подписан обеими сторонами, обе ЭЦП прикреплены.

4. Отозван

Документ отозван отправителем, ссылка становится недействительной.

Матрица доступных действий

Действие	Создан	На подписании	Подписан	Отозван
Редактировать	✅	❌	❌	❌
Удалить	✅	❌	❌	❌
Подписать	✅	✅*	❌	❌
Отозвать	❌	✅	❌	❌
Скачать	✅	✅	✅	✅
Создать копию	❌	❌	❌	✅
В архив	❌	❌	✅	✅

Подписание документов

Способ 1: Подписание через NCALayer (ЭЦП-ключ)

Требования:

• Установлено приложение NCALayer.
• Физический носитель с ключом ЭЦП.
• Ключ ЭЦП, зарегистрированный на БИН/ИИН организации.

Пошаговая инструкция:

1. Убедитесь, что служба NCALayer запущена и носитель подключен.
2. Откройте документ и нажмите кнопку «NCALayer».
3. Выберите ключ, введите пароль и подтвердите подписание.
4. Дождитесь обновления статуса.

Важно: Выбирайте ключ, соответствующий БИН/ИИН вашей организации. Ошибка при несоответствии.

Способ 2: Подписание через eGov

Требования:

• Установлено приложение eGov Mobile или eGov Business.
• Смартфон с камерой и доступом к интернету.
• Активная учетная запись в eGov.

Инструкция:

1. Откройте документ и нажмите «eGov QR» для получения QR-кода.
2. Сканируйте QR-код в приложении eGov.
3. Подтвердите подписание в приложении.
4. Проверьте обновление статуса на компьютере.

Удобство для получателя

Получатель может подписать документ без регистрации в системе. Он видит PDF-документ, текущий статус и кнопку «Подписать».

Отправка ссылки для подписания

Ссылку можно отправить через:

• WhatsApp — выберите контакт и отправьте сообщение.
• Email — укажите адрес получателя и отправьте письмо.
• Копирование ссылки — отправьте ее любым удобным способом.

Управление документами

Отзыв документа

Отзыв позволяет предотвратить подписания документа, который стал недействительным или содержит ошибки. Доступен только для документов в статусе «На подписании».

Порядок действий:

1. Откройте документ в статусе «На подписании».
2. Нажмите кнопку «Отозвать» и подтвердите действие.

Последствия отзыва:

• Документ переходит в статус «Отозван».
• Ссылка становится недействительной.

Скачивание документов

После подписания доступны различные версии документа:

Версия	Описание	Назначение
Оригинал	Исходный PDF без подписей	Для печати, ознакомления
Электронная карточка	Документ с визуализацией подписей	Для печати, передачи третьим лицам
Версия для ezSigner	Формат для проверки подлинности	Проверка легитимности документа

Архивирование документов

Архив служит для удобной организации завершенных документов. Документы сохраняются бессрочно, доступны для возврата в любой момент.

Перемещение в архив

Можно архивировать документы со статусом «Подписан» или «Отозван». Порядок:

1. Откройте документ в папке «Завершенные».
2. Нажмите кнопку «В архив».

Возврат из архива

Чтобы вернуть документ из архива:

1. Перейдите в папку «Архивные».
2. Откройте нужный документ.
3. Нажмите кнопку «Из архива».

Часто задаваемые вопросы

Общие вопросы

Кто должен подписать документ первым? Последовательность подписания не важна. Первой может подписать любая сторона.

Видит ли получатель документ сразу после создания? Да, ссылка активна с момента создания документа.

Можно ли редактировать документ после отправки ссылки? Да, пока документ в статусе «Создан». После первой подписи редактирование невозможно.

Сколько времени действует ссылка для подписания? Ссылка бессрочна до отзыва документа.

Нужно ли получателю регистрироваться в системе? Нет, получатель может подписать документ без регистрации.

Вопросы о статусах

Можно ли отозвать документ после одной подписи? Да, отзыв возможен на любом этапе статуса «На подписании».

Что делать, если получатель случайно получил ссылку на чужой документ? Немедленно отзовите документ.

Можно ли отредактировать подписанный документ? Нет, необходимо создать новый документ или оформить дополнительное соглашение.

Нашли ошибку?