Учет и списание ГСМ в международной практике: документы и проводки

Организация учета ГСМ в компании: основные аспекты

Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) в компании — это важный процесс, который требует четкой регламентации и оформления в Учетной политике. Правильная организация учета позволяет не только контролировать расход, но и оптимизировать затраты на топливо.

Ключевые элементы Учетной политики

В Учетной политике должны быть описаны следующие элементы:

• Правила учета ГСМ;
• Нормы расходования, утвержденные приказом;
• Порядок списания ГСМ;
• Документы, подтверждающие расходование ГСМ.

Первичные документы для списания ГСМ

Для корректного списания ГСМ необходимо наличие определенного комплекта первичных документов:

• Путевой лист;
• Акт списания ГСМ;
• Документы, подтверждающие приобретение ГСМ.

Роль путевого листа

Путевой лист является основным документом, отражающим:

• Количество отпущенных ГСМ;
• Показания спидометра при выезде и возвращении;
• Маршрут следования, который подтверждает производственный характер расходов на транспорт.

Документация при заправке

При заправке автомобиля на автозаправочной станции (АЗС) фискальный чек служит подтверждением вида, стоимости и количества полученных ГСМ. Если ГСМ приобретаются на компанию, то АЗС должна оформить накладную на отпуск запасов и электронную счет-фактуру (ЭСФ).

Учет ГСМ

Полученные ГСМ учитываются как запасы и отражаются на счете 1310 «Сырье и материалы». Нормы списания ГСМ, определяющие количество бензина и дизельного топлива, подлежащих списанию, устанавливаются компанией на основе линейных норм расхода, согласно «Правилам по нормированию расхода топливо-смазочных и эксплуатационных материалов для автотранспортной и специальной техники».

Топливные карты и талоны

Для оплаты ГСМ вводится специальная топливная карта, на которую переводятся средства. Карта позволяет закупить определенное количество ГСМ, которые становятся собственностью компании в момент фактического получения на АЗС. Альтернативой являются талоны на получение ГСМ.

Подтверждение расходов

В конце месяца поставщик ГСМ предоставляет информацию о заправке автомобилей по талонам или топливной карте. Если используется несколько карт, информация предоставляется в разрезе каждой карты (место, время, количество топлива).

Водитель также предоставляет в бухгалтерию путевой лист и чеки с АЗС, подтверждающие полученные ГСМ.

Списание ГСМ

Бухгалтерия проводит расчет расхода и списывает ГСМ на основании пробега и норм списания. Списание оформляется актом списания запасов по форме З-6. Списание ГСМ с подотчета водителей производится по фактическому расходу, но не превышает норму.

Бухгалтерские проводки

Процесс учета включает следующие бухгалтерские проводки:

• ДТ 1710 КТ 1030 — перечислен аванс поставщику ГСМ;
• ДТ 1310 КТ 1710, 3310 — получены ГСМ;
• ДТ 8110, 7010, 7210, 7110 КТ 1310 — списаны ГСМ на расходы предприятия.

Таким образом, правильная организация учета ГСМ способствует оптимизации затрат и более эффективному управлению ресурсами компании.

Нашли ошибку?