Как правильно выписывать электронный акт выполненных работ

Согласно пункту 2 статьи 1 закона №234-III от 28.02.2007 года «О бухгалтерском учете…», первичные учетные документы служат официальным подтверждением фактов хозяйственной деятельности. Эти документы могут быть оформлены как в бумажном формате, так и в электронном. В соответствии с пунктом 6 статьи 7 указанного закона, индивидуальные предприниматели и организации, создающие первичные документы в электронном формате, обязаны предоставлять печатные версии:

• для вовлеченных в сделку сторон;
• по запросу государственных учреждений.

Если нет запроса на предоставление бумажного документа, организации и индивидуальные предприниматели могут пользоваться исключительно электронными первичными документами.

В соответствии с подпунктом 7 статьи 1 закона №370-II от 07.01.2003 года «Об электронном документе…», электронный документ обладает той же правовой силой, что и бумажный, так как он полностью отражает его структуру и информацию. Эта точка зрения поддерживается Министерством финансов Республики Казахстан.

Электронный акт выполненных работ (ЭАВР) является одним из таких документов и широко используется предпринимателями, предоставляющими услуги или приобретающими их.

С 2019 года в Казахстане применяются электронные счета-фактуры (ЭСФ). Правила их оформления определены пунктом 2 статьи 412 Налогового кодекса Республики Казахстан. При осуществлении услуг ЭАВР служит основанием для выставления ЭСФ. Обмен ЭСФ и ЭАВР между контрагентами происходит через государственную информационную систему ИС ЭСФ, в модуле «Акты выполненных работ». Здесь также можно формировать и получать ЭАВР.

Что нужно оформить первым: ЭАВР или ЭСФ?

ЭАВР и ЭСФ требуется оформлять почти при каждой сделке, связанной с выполнением работ и оказанием услуг.

ЭСФ — это документ, необходимый для бухгалтерского учета хозяйственной операции, особенно если сумма включает НДС.

ЭАВР же касается отчета о выполненных работах и оказываемых услугах.

Эти документы не являются взаимоисключающими. Предприниматели, осуществляющие работы и услуги, должны оформлять и ЭАВР, и ЭСФ. Но какой из них нужно оформлять первым? Учитывая, что информация о предоставленной услуге содержится в ЭАВР, логично сначала создать ЭАВР, а затем оформить ЭСФ. Оба документа могут быть выставлены через портал ИС ЭСФ.

Как правильно оформить и подтвердить ЭАВР через ИС ЭСФ?

Для того чтобы создать ЭАВР в ИС ЭСФ, поставщику необходимо:

• войти в систему через портал;
• выбрать модуль «Акты выполненных работ» (откроется Журнал АВР);
• нажать на кнопку «Создать АВР»;
• заполнить все необходимые данные (например, дату выписки, БИН, реквизиты исполнителя и заказчика и пр.);
• подготовленный ЭАВР можно сохранить в черновик, отправить на подтверждение или закрыть форму.

Клиент (заказчик) должен подтвердить ЭАВР в системе. Для этого ему нужно:

• войти в систему через портал;
• выбрать модуль «Акты выполненных работ» (откроется Журнал АВР);
• найти АВР со статусом «Не просмотрен» и нажать на кнопку «Открыть»;
• после ознакомления с документом подтвердить его, нажав кнопку «Подтвердить» (это можно сделать как из Журнала, так и в открытой форме ЭАВР);
• подтвержденный ЭАВР должен быть подписан электронной подписью, после чего он получит статус «Подтвержден».

Какой датой оформлять ЭСФ, если имеется разница в датах выписки и подписания ЭАВР?

В практической деятельности часто возникают случаи, когда дата, когда ЭАВР был выписан поставщиком услуг, отличается от даты его подписания покупателем. К примеру, ЭАВР был успешно выписан 10.02.2024, в то время как покупатель подтвердил его 11.02.2024. Таким образом, возникает несовпадение дат в учете как покупателя, так и поставщика. Какую из дат считать моментом совершения оборота? Какую дату указывать в ЭСФ?

По пункту 4 статьи 7 закона №234-III от 28.02.2007 г. «О бухгалтерском учете…» первичные документы (включая АВР и ЭАВР) должны быть составлены в момент совершения операции или сразу после ее завершения.

Согласно пункту 3 статьи 379 Налогового кодекса Республики Казахстан, в общем случае днем совершения оборота при выполнении работ и услуг считается день их выполнения (то есть подписания их покупателем, который подтверждает факт исполнения работы или оказания услуги своим автографом). Исключения составляют:

• банковские операции (пункт 4 статьи 379 НК РК);
• реализация воды, газа, тепла, услуг связи (пункт 5 статьи 379 НК РК);
• услуги железнодорожного транспорта (пункт 6 статьи 379 НК РК);
• услуги, предоставленные нерезидентами (пункт 13 статьи 379 НК РК).

Также согласно пункту 15 статьи 379 Налогового кодекса, если в документах, указанных в пункте 3 и пункте 13 статьи 379 НК РК, есть несколько дат, датой подписания становится наиболее поздняя из них.

Таким образом, днем оказания услуги будет дата, указанная в АВР или любом другом документе, подтверждающем факт оказания услуги (за исключением счета-фактуры), и при этом самой поздней будет считаться дата визирования ЭАВР покупателем.

Если поставщик оформил ЭАВР 10.04.2024, а покупатель подписал документ 11.04.2024, то днем совершения оборота будет 11.04.2024. Эта дата и должна быть указана в ЭСФ. ЭСФ необходимо выписывать не ранее даты совершения оборота и не позже чем через 15 календарных дней после этой даты.