Денежные расчеты в компании ПКО и РКО

При осуществлении расчетов наличными деньги, организации и индивидуальные предприниматели, занимающиеся бухгалтерским учетом, обязаны следовать установленным правилам по приему и выдаче наличных средств. Также важно правильно оформлять кассовые документы.

В первую очередь кассир или лицо, исполняющее его обязанности, должно удостовериться в подлинности и платёжности принимаемых банкнот и монет. Необходимо проверить, не вышли ли они из оборота, не являются ли фальшивыми и находятся ли в надлежащем состоянии.

Стоит учесть, что не все поврежденные банкноты могут быть сданы в Национальный банк, банк второго уровня или использованы для расчетов в отделениях почтовой службы. Для этого требуется, чтобы сохраняемая часть банкноты составляла не менее 70% от её площади. Банкноты, у которых сохранность превышает 50%, можно направить на экспертизу в Национальный банк (это займет до 30 дней), и вероятность их обмена будет налицо. Поэтому проверка банкнот должна осуществляться непосредственно при их приеме от клиента для избежания дальнейших проблем.

Второй шаг – это оформление кассового документа. Существует два типа таких документов:

• приходный кассовый ордер по форме КО-1 (выдается при приеме наличных в кассу);
• расходный кассовый ордер по форме КО-2 (используется при выдаче наличных из кассы).

Приходный кассовый ордер (форма КО-1) оформляется в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером или другим уполномоченным лицом. На нем также ставится печать или штамп кассира, после чего он регистрируется в журнале документации о приходах и расходах (форма КО-3). Этот ордер включает в себя две части: сам ордер и квитанцию. Квитанция передается тому, кто внес деньги в кассу.

Расходный кассовый ордер (форма КО-2) также оформляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или индивидуальным предпринимателем, а также главным бухгалтером. Этот документ регистрируется в журнале приходных и расходных кассовых документов. При этом обязательно должно быть указано основание для выдачи денежных средств. Кроме того, кассир должен запросить у получателя паспорт или удостоверение личности и записать данные документа.

В случае, если деньги выдаются по доверенности, после фамилии, имени и отчества получателя в ордере указывается ФИО лица, которому доверено получение средств. Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному ордеру.

Если организация производит выплату заработной платы наличными, нет необходимости заполнять расходный кассовый ордер для каждого работника. В этом случае составляется ведомость с детализацией по ФИО сотрудников и суммам выплат. На общую сумму выданной заработной платы оформляется один расходный ордер, и его номер и дата указываются на платежной ведомости.

Если же требуется произвести единовременную выплату зарплаты или другой выплаты, тогда оформляется расходный кассовый ордер для конкретного получателя.

Если какой-либо из сотрудников не получил зарплату в срок, то в ведомости по нему ставится отметка «Депонировано» (при помощи штампа или вручную). Затем кассир формирует реестр депонированных сумм и подводит итоги по фактически выплаченным и депонированным средствам.

После этого сумма, выплаченная фактически, вносится в кассовую книгу, а на ведомости указывается номер расходного кассового ордера, согласно которому были выданы деньги.

Формы КО-1 и КО-2 должны заполняться четко и разборчиво, используя шариковую ручку или чернила, либо предоставляться в печатном виде. Исправления (даже согласованные) в документах недопустимы. Кроме того, ордера должны быть погашены: это делается путем проставления штампа или собственной подписи с надписью «Получено» или «Оплачено» и указанием даты.

Процесс оформления ПКО и РКО можно осуществить быстро, удобно и без ошибок с помощью специальных онлайн-сервисов бухгалтерского учета. Оставьте заявку на консультацию, и вам расскажут о возможностях сервиса и тарифах.

Также стоит учитывать налоговые и юридические аспекты, связанные с наличными расчетами. Неправильное оформление кассовых документов может привести к штрафам и другим санкциям со стороны налоговых органов. Важно регулярно обучать сотрудников правилам ведения кассовых операций и отслеживать изменения законодательства в этой области.

Дополнительно рекомендуется вести регулярные проверки наличности в кассе и проводить инвентаризацию. Это поможет предотвратить возможные недостачи и выявить ошибки в учете наличных средств. Безопасность хранения наличных также имеет большое значение: следует использовать сейфы и обеспечивать доступ к кассе только уполномоченным лицам.

Соблюдение всех этих рекомендаций позволит вашей компании избежать неприятностей и обеспечит корректное ведение финансовых операций.